Privacyverklaring Auxilia Vzw

Auxilia Vzw neemt de verantwoordelijkheid op zich om de privacy te beschermen van de persoonsgegevens die we verwerken. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Auxilia Vzw
Korpse straat 59
3540 Herk-de-Stad
info@auxilia-vlaanderen.be

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens en welke zijn het?

Wanneer u zich aanmeldt voor een van onze diensten vragen we u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren. Auxilia Vzw verwerkt uw gegevens elektronisch en op papier

  • om een optimale koppeling te kunnen maken tussen de nood aan ondersteuning van een leerling enerzijds en de competenties van een vrijwilliger-lesgever anderzijds
  • voor het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen
  • voor het bekomen van subsidiëring door de overheid
  • voor het voeren van onze personeels- en loonadministratie
  • -vanaf Nov’24- voor het correct administreren van giften, waarvoor een fiscaal attest wordt uitgereikt 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen we de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, en verwerken:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, sociaal statuut, scholing
    • Voor (kandidaat)leerlingen: nationaliteit, thuistaal, ondersteuningsnoden
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: Voor werknemers: Rijksregisternummer
  • -vanaf Nov’24- RR-nummer van mensen, die giften schenken aan Auxilia (conform de gewijzigde wetgeving terzake, die Auxilia verplicht om dit gegeven op te vragen) 

We verkrijgen uw persoonsgegevens soms van derden zoals scholen en sociale diensten.

Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen we u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden.

Onze website www.auxilia-vlaanderen.be verzamelt cookies; zie onze “Cookie verklaring” in de footer van onze website voor meer detail hierover.  

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

De gegevens die u ons geeft kunnen we aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken we gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving (IT-hosting ed.)
  • het verzorgen van de loonadministratie

en –vanaf Nov’24- geven we RR-nummers door aan de overheid voor het bekomen van fiscale aftrek voor giften. 

We geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen maken we de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen we de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

We kunnen uw persoonsgegevens delen met derden (vb. scholen of sociale diensten) indien u ons hier toestemming voor geeft. U hebt het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking daarvan.

We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Hoe beschermen we minderjarigen?

We verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor een “gerechtvaardigd belang bestaat” (data, die van belang zijn om een adequate begeleiding te kunnen geven). Alleen bij uitzondering en mits schriftelijke toestemming door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger– worden privacygevoelige gegevens, zoals betreffende de gezondheid van de leerling verwerkt. 

U kunt deze toestemming steeds intrekken. Neem hiervoor contact op met Auxilia Vzw.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Auxilia Vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van wat wet vereist. De persoonsgegevens worden maximaal 3 jaar na hun laatste gebruik bijgehouden en RR-nummers van donoren worden (krachtens de wetgeving hierrond) 10 jaar bijgehouden na de laatste gift. 

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Auxilia Vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en zijn gehouden aan de discretieplicht
  • We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze elektronische systemen
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
  • We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen

Wat zijn uw rechten?

U hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die we van u ontvangen hebben.

U hebt het recht om de toestemming die u ons hebt gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken in te trekken.

U hebt het recht om te weigeren om persoonsgegevens te geven. Dit kan evenwel onze dienstverlening beperken.

U hebt het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten te laten gelden. We kunnen u vragen om u te legitimeren voordat we gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Waar kunt u terecht met klachten?

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen we u hierover contact met ons op te nemen. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

Auxilia Vzw kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 12Nov24. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.